ご依頼の経緯
Y社は三鷹市内で管工事業を営む法人で、これまで許可を維持しつつ下請のみならず多くの元請け案件も受注していました。建設業許可の更新についてもご自身で都庁に向かい申請を進めようと考えていたところ、役員の重任登記が行われていないため更新ができず、どのように手続きを進めればよいか分からない状態でご相談をいただきました。
定款変更や役員の任期管理は日常業務のなかで後回しになりがちで、さらにＹ社の場合は法人設立の際の司法書士が廃業していたため、頼れる方がいなかった為、困ってしまい、インターネットで近隣の行政書士事務所を検索し、当事務所へお問い合わせをいただいたのが最初の接点でした。
担当行政書士のコメント
建設業許可の更新では、申請書類だけでなく会社の登記内容が法令に適合した状態であることが重要になります。特に役員の変更や重任がある場合、登記内容が正しくないということで、許可更新の審査で指摘を受ける可能性が高まります。
Y社では、過去の役員任期が満了したにもかかわらず登記が行われていない状態であり、これが更新手続きの前提条件を満たしていないことが判明しました。
これについてY社の代表者様は
「当時は業務に追われていて、登記まで手が回らなかった」
とお話しされており、登記の重要性について十分に意識されていない状況でした。
そこで初回面談では、建設業許可の更新要件と登記内容の関係、特に登記内容の不一致が更新審査にどのような影響を及ぼすのかを丁寧にご説明しました。登記と許可更新が密接に関わっていることを理解いただいた上で、実務的な対応方針を一緒に検討しました。
工夫した点
当事務所では、単に書類を揃えるだけではなく、次のポイントを意識しながら対応しました：
- 登記状況の詳細な整理
登記簿謄本を取得し、過去の役員変更履歴と任期満了日を確認。登記漏れの箇所を正確に把握しました。 - 登記手続きのスケジュール化
司法書士と連携し、重任登記にかかる期間と建設業許可の更新期限を逆算。更新申請に間に合うようスケジューリングを実施しました。 - 運用面の説明とサポート
Y社にて今後同様の登記漏れが起きないよう、次回以降の役員任期管理の方法やチェックリストを提供し、社内運用の改善提案も行いました。
結果として、重任登記と更新手続きを並行して進めながらも、どの段階で何をすべきかが明確になるよう丁寧に段取りしました。これにより、単に書類を作成するだけの支援に留まらず、実務面で安心して進められる体制づくりにも寄与しました。
その結果
役員登記の漏れを解消した後、建設業許可の更新申請書を作成・提出しました。申請期限が迫る中での対応でしたが、事前に登記と申請の整合性を確保したことにより、東京都庁での手続きは特段の指摘もなく受理されました。
Y社の代表者様からは
「重任登記が必要だと知らず非常に不安だったが、丁寧に教えてもらい安心して更新できた」
と感謝の言葉をいただき、再発防止に向けた体制づくりにも前向きに取り組んでいただけるようになりました。
お客様の声
役員の任期や登記については正直あまり意識していませんでした。建設業許可は単純に更新すれば終わると思っていたのですが、登記まで確認しないといけないと知り驚きました。
行政書士の方が、私たちでも分かるよう丁寧に説明してくれたおかげで、安心して手続きを進められました。これからは任期管理もきちんと行っていきたいと思います。
三鷹市で建設業許可の更新を検討されている方へ
建設業許可の更新は単なる申請書類の提出だけではなく、会社の実態と登記事項が一致していることが大前提です。特に役員の変更や任期の重任登記が漏れていると、更新審査で想定外の指摘を受けるリスクがあります。
三鷹市内で管工事業をはじめとする許可事業を営む皆様におかれましても、更新を検討される際は、まず登記内容の確認と整理を行うことを強くおすすめします。
当事務所では、更新申請の全工程を一貫してサポートするとともに、登記管理や再発防止に役立つ運用面のご提案も行っておりますので、お気軽にご相談ください。
